Kurumsal e-posta neden şart? gmail.com'dan ad@sirketiniz.com'a

Yeni işletmelerin çoğu ilk yazışmalarını isletmeadi@gmail.com gibi bir adresle yapar. Kısa vadede iş görür; ama teklif gönderirken, bayilik başvurusu yaparken ya da bir kurumla yazışırken bu adres sizi küçük gösterir. Kurumsal e-posta, yani ad@sirketiniz.com, üç şey sağlar.

Neden gerekli?

Güven. Alıcı, alan adınızı gördüğünde arkasında bir işletme olduğunu anlar. Aynı alan adı web sitenizde de olduğu için ikisi birbirini doğrular.

Kontrol. Çalışan ayrıldığında adresi kapatır, yeni çalışana açarsınız. Kişisel bir gmail.com adresi ise o kişiyle gider; müşteri yazışmaları da onunla birlikte.

Teslimat. Doğru kurulmuş bir kurumsal e-posta, alıcıların spam filtrelerinden daha sorunsuz geçer. Bunun için alan adında üç kayıt bulunur: SPF, DKIM ve DMARC. Bu kayıtlar “bu alan adından e-posta göndermeye kim yetkili” sorusuna cevap verir.

Kurumsal adres mi, posta kutusu mu?

Kurumsal e-postanın iki yolu var; ihtiyacınıza göre seçin:

• Kurumsal adres (yönlendirme ve yanıt). info@sirketiniz.com adresine gelen e-postalar zaten kullandığınız kişisel adrese (Gmail, Outlook/Hotmail, Yahoo, iCloud vb.) iletilir; “Yanıtla” dediğinizde karşı taraf yanıtınızı kurumsal adresinizden alır. Yeni bir uygulama öğrenmeniz, ayrı bir posta kutusuna girmeniz gerekmez. Tek kişinin yürüttüğü işletme için çoğu zaman yeterlidir.
• Posta kutusu. Her kullanıcının kendi posta kutusu, kendi şifresi ve web arayüzü olur; kurumsal adresinizden yeni e-posta başlatabilir, birden fazla çalışanla ortak adresler kullanabilirsiniz. Ekip büyüdüğünde ya da yazışmaların kişisel posta kutularından ayrı durması gerektiğinde bu yola geçilir.

Kurulumda atlanmaması gerekenler

1. Yönetim yazılı olsun. Posta kutularını kimin açıp kapattığı, çalışan ayrıldığında adresin ne olacağı ve hizmet biterse e-postaların nasıl taşınacağı baştan yazılı olmalı.
2. Alan adı kayıtları. MX (gelen posta), SPF, DKIM ve DMARC kayıtları alan adınızın DNS’ine eklenir. Biri eksikse e-postalarınız ya gelmez ya spam’e düşer.
3. İki adımlı doğrulama. İlk gün açın. E-posta hesabı ele geçirilirse diğer tüm hesaplarınızın “şifremi unuttum” kapısı açılmış olur.
4. Ortak adresler. info@, destek@, muhasebe@ gibi adresleri ayrı kullanıcı yerine grup ya da yönlendirme olarak açmak kullanıcı başı maliyeti düşürür.
5. Eski adresten geçiş. gmail.com adresinizi hemen kapatmayın; birkaç ay yönlendirme kurup imzanızda yeni adresi duyurun.

Posta kutusu açmadan başlamak isteyenler için

Bazı işletmeler ilk aylarda posta kutusu açmadan “alan adıma gelen e-postayı görebileyim ve yanıtlayabileyim” ister. Kuruldu.com’un web paketlerinde MailDigi kurumsal adres gelir: Esnaf Web Paketi’nde 1, KOBİ Web Paketi’nde 2 adres (ör. info@sirketiniz.com): bu adrese gelen e-postalar Gmail, Outlook/Hotmail, Yahoo, iCloud gibi kişisel adresinize iletilir; bu e-postalara verdiğiniz yanıtlar karşı tarafa kurumsal adresinizle gider; yeni e-postayı da MailDigi Panel’den kurumsal adresinizle gönderebilirsiniz. Daha fazla adres gerekirse ek adres, adres başına aylık ya da yıllık ücretle panelden alınır. MailDigi bir posta kutusu değildir: e-postalarınızın sunucuda saklanması, birden fazla kullanıcı ya da gerçek bir posta kutusu gerektiğinde bir e-posta sağlayıcısında posta kutusu açmanız gerekir; bu durumda alan adınızın MX kayıtları o sağlayıcıya yönlendirilir ve MailDigi kullanımdan kalkar.