Kurumsal e-posta neden şart? gmail.com'dan ad@sirketiniz.com'a

Yeni işletmelerin çoğu ilk yazışmalarını isletmeadi@gmail.com gibi bir adresle yapar. Kısa vadede iş görür; ama teklif gönderirken, bayilik başvurusu yaparken ya da bir kurumla yazışırken bu adres sizi küçük gösterir. Kurumsal e-posta, yani ad@sirketiniz.com, üç şey sağlar.

Neden gerekli?

Güven. Alıcı, alan adınızı gördüğünde arkasında bir işletme olduğunu anlar. Aynı alan adı web sitenizde de olduğu için ikisi birbirini doğrular.

Kontrol. Çalışan ayrıldığında adresi kapatır, yeni çalışana açarsınız. Kişisel bir gmail.com adresi ise o kişiyle gider; müşteri yazışmaları da onunla birlikte.

Teslimat. Doğru kurulmuş bir kurumsal e-posta, alıcıların spam filtrelerinden daha sorunsuz geçer. Bunun için alan adında üç kayıt bulunur: SPF, DKIM ve DMARC. Bu kayıtlar “bu alan adından e-posta göndermeye kim yetkili” sorusuna cevap verir.

Google Workspace mi, Microsoft 365 mi?

İkisi de alan adınıza bağlanan, kullanıcı başına aylık ücretli hizmetlerdir; ikisinde de takvim, dosya depolama ve görüntülü görüşme gelir. Seçim çoğunlukla alışkanlığa bağlıdır:

• Ekibiniz Gmail ve Google Drive’a alışıksa, tarayıcıdan çalışıyorsa Google Workspace doğal seçimdir.
• Word, Excel ve Outlook masaüstü uygulamaları işinizin merkezindeyse Microsoft 365 daha rahat gelir.

Küçük bir işletme için ikisinin de giriş planı yeterlidir. Fiyatlar sağlayıcıların Türkiye sayfalarında Türk lirası ya da dolar cinsinden ilan edilir ve zaman zaman değişir; karar vermeden önce güncel fiyata bakın.

Kurulumda atlanmaması gerekenler

1. Lisans sizin adınıza. Hesabı kendi e-postanız ve kendi kartınızla açın. Kurulumu yapan kişiye sonradan yönetici yetkisi verilir; hesabın sahibi siz kalırsınız.
2. Alan adı kayıtları. MX (gelen posta), SPF, DKIM ve DMARC kayıtları alan adınızın DNS’ine eklenir. Biri eksikse e-postalarınız ya gelmez ya spam’e düşer.
3. İki adımlı doğrulama. İlk gün açın. E-posta hesabı ele geçirilirse diğer tüm hesaplarınızın “şifremi unuttum” kapısı açılmış olur.
4. Ortak adresler. info@, destek@, muhasebe@ gibi adresleri ayrı kullanıcı yerine grup ya da yönlendirme olarak açmak lisans maliyetini düşürür.
5. Eski adresten geçiş. gmail.com adresinizi hemen kapatmayın; birkaç ay yönlendirme kurup imzanızda yeni adresi duyurun.

Şimdilik yalnız almak isteyenler için

Bazı işletmeler ilk aylarda yalnızca “alan adıma gelen e-postayı görebileyim” ister. Bunun için lisans almadan, alan adınıza gelen postayı mevcut kişisel adresinize yönlendirmek mümkündür. Yalnız alma çalışır, ad@sirketiniz.com adresinden gönderemezsiniz. Yazışma hacmi arttığında Workspace ya da Microsoft 365’e geçersiniz; alan adı kayıtları o gün güncellenir.

Kuruldu.com’un kurumsal e-posta hizmeti lisansı sizin adınıza açar, kayıtları kurar ve yönetimi üstlenir.